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自治会・町内会等が開催する総会等（参考情報）

市内の自治会、町内会、区会など（以下「自治会等」と表現します。）における総会等の開催についての参考情報です。ご自身の自治会等が認可地縁団体か任意団体かで、ご案内が異なります。

認可地縁団体の場合
任意団体の場合

 認可地縁団体の場合

認可地縁団体の場合、地方自治法第260条の13の規定により、少なくとも年に1回は総会を開催しなければならず、総会そのものを省略することはできません。
そのうえで、複数のかたが集まって総会を開催するのが困難な場合は、「書面表決」や「委任状」を活用する方法もあります。

• 方法案1 書面表決を行う場合の流れ（認可地縁団体参考）
• 方法案2 代理人による委任に協力してもらう場合の流れ（認可地縁団体参考）
• 方法案3 書面表決と委任状を組み合わせる（認可地縁団体参考）

また、令和4年8月の地方自治法の改正により総会を開催せずに、書面又は電磁的方法による決議をすることが可能となりました。

• 方法案4 総会を開催せずに書面又は電磁的方法による決議をする（認可地縁団体参考）

ご自身の自治会規約を遵守したうえで、実施の際の参考にしてください。

方法案1 書面表決を行う場合の流れ（認可地縁団体参考）

1. 総会等の開催の日時や場所を設定します。（注意）自治会規約などで定められている場合を除き、会員に書面表決による方法を当初から強要することはできません。また、出席したいという会員を拒むことはできません。（地方自治法第260条の18第2項は、あくまで書面又は代理人による表決ができることを認めているにすぎません）
2. 総会等開催のご案内などを作成します。（当日参加できないかたはできるだけ書面表決に協力をお願いしたい旨や、事前の書面表決を提出せずに会場に総会当日に来場する場合の注意事項、会場の定員、議案書に質疑や意見がある場合の問い合わせや意見陳述方法、回答方法なども、説明に盛り込みます）
3. 総会等開催のご案内や、議案書、質問書、書面表決書などを、自治会等の会員に事前に配布します。（日時に余裕をもたせたほうが望ましいです。地方自治法第260条の15の規定により、少なくとも総会開催日より5日前までに示す義務があります）
   総会開催の案内状、質問書のサンプル（認可地縁団体用）（ワード：29KB）（別ウィンドウで開きます）
   総会開催の案内状、質問書のサンプル（認可地縁団体用)（PDF：204KB）（別ウィンドウで開きます）
   総会書面表決書、委任状のサンプル（認可地縁団体用）（ワード：31KB）（別ウィンドウで開きます）
   総会書面表決書、委任状のサンプル（認可地縁団体用）（PDF：159KB）（別ウィンドウで開きます）
   (注意）書面表決書などはあくまで一例です。重複表決などを防ぐための最も簡便な方法のひとつとして記名式を採用していますが、通し番号を入れたり特殊な押印や用紙を採用するなど、それを防ぐための手段が確保されているのであれば、必ずしも記名式である必要はありません。
4. 会員から事前に議案書に対する質問書などが提出された場合や電話などで問い合わせがあった場合には、役員等で返答を行います。（その結果を回覧・配布するなどの方法で、書面表決締め切り前に事前に多くの会員に示し、書面表決であっても可能な限り質問や議論ができる仕組みを設けることが望ましいです）
5. 総会開催時には、役員のほか、事前の書面表決を行わず当日出席したい会員が集まり、総会を開催します。なお、当日総会に出席した会員（役員も含む）は書面表決ではなく、通常の表決権を行使し、事前に集めた書面表決書と合わせて集計します。
6. 自治会規約などに従って議事録（会議録）を作成して、回覧などで結果を会員にお知らせします。

方法案2 代理人による委任に協力してもらう場合の流れ（認可地縁団体参考）

1. 総会等の開催の日時や場所を設定します。（注意）自治会規約などで定められている場合を除き、会員に代理人による委任を当初から強要することはできません。また、出席したいという会員を拒むことはできません。（地方自治法第260条の18第2項は、あくまで書面又は代理人による表決ができることを認めているにすぎません）
2. 総会等開催のご案内などを作成します。（当日参加できないかたはできるだけ委任状の提出に協力をお願いしたい旨や、事前の委任状を提出せずに会場に総会当日に来場する場合の注意事項、会場の定員、議案書に質疑や意見がある場合の問い合わせや意見陳述方法、回答方法なども、説明に盛り込みます）
3. 総会等開催のご案内や、議案書、質問書、委任状などを、自治会等の会員に事前に配布します。（日時に余裕をもたせたほうが望ましいです。地方自治法第260条の15の規定により、少なくとも総会開催日より5日前までに示す義務があります）
4. 会員から事前に議案書に対する質問書などが提出された場合や電話などで問い合わせがあった場合には、役員等で返答を行います。（その結果を回覧・配布するなどの方法で、総会前に事前に多くの会員に示し、委任状提出であっても可能な限り質問や議論ができる仕組みを設けることが望ましいです）
5. 総会開催時には、役員のほか、当日出席したい会員が集まり、総会を開催します。なお、当日総会に出席した会員（役員も含む）は委任状ではなく、通常の表決権を行使し、事前に集めた委任状と合わせて集計します。
6. 自治会規約などに従って議事録（会議録）を作成して、回覧などで結果を会員にお知らせします。

方法案3 前述の1書面表決と2委任状の方法を組み合わせる（認可地縁団体参考）

会員のかたのニーズや環境などに応じて、例えば以下のようにこれまでの1(書面表決)と2(代理人委任状)の方法を組み合わせる方法も考えられます。

• 事前に議案等を送付して、書面表決をしたい場合は、書面により表決に参加します。
• 同様に、別の会員に委任したい場合は、委任状で委任します。
• 会場では、役員のほか、会場での総会に出席したい会員のみで集まり、総会を開催します。

方法案4 総会を開催せずに書面又は電磁的方法による決議をする（認可地縁団体参考）

令和4年8月の法改正により、総会を開催せずに書面又は電磁的方法による決議（以下「書面決議」という。）を行うことが可能となりました。（地方自治法第260条の19の2）

（注意）電磁的方法とは、電子メール、Webメール、アプリケーション等を利用した方法、磁気ディスク等に記録して、当該ディスク等を交付する方法などが考えられます。

電磁的方法1 書面決議をすることについて事前に可否を問う方法（次の順で実施。2回の書面決議）

1. 書面決議することについての可否を問う。
2. 書面決議することについて、構成員全員の承諾がとれた場合は、議決事項について書面による議決をすることができる。
   ただし、一人でも反対する者がいる場合は、総会を開催し検討する。
3. 書面決議は、規約で定めた「議決に要する会員数」をもって、議決する。

電磁的方法2 書面議決することについて事前に可否を問わない方法（次の順で実施。1回の書面決議）

1. 書面で議決事項についての可否を問う。
2. 議決事項について、構成員全員の合意があった場合は、当該議決は可決したものとみなすことができる。ただし、一人でも反対する者がいる場合は、総会を開催し検討する。

すべての方法案に共通する注意事項

認可地縁団体の場合は、地方自治法第260条の18第1項の規定により、すべての各構成員（会員）の表決権は平等とすることが定められているため、基本的には世帯1票ではなく、会員（個人）1票となります。ただし、ご自身の自治会規約で議案によっては表決権を世帯1票などとすることを定めている場合は、例外が認められます（地方自治法第260条の18第3項）。書面表決書の様式や集計方法などにくれぐれもご注意ください。

 任意団体の場合

認可地縁団体ではない一般の自治会等は任意的組織になりますので、必ずこれを遵守しなければならないというわけではありませんが、ご自身の自治会規約などがある場合は、それを遵守したうえで開催してください。複数のかたが集まって総会等を開催するのが困難な場合は、主に以下のような手法（案）が考えられます。

方法案1　書面表決を活用する(任意団体参考)

1. 総会等開催のご案内や、議案書、質問書、書面表決書などを、自治会等の会員に事前に配布します。（日時に余裕をもたせたほうが望ましいです）
   質問書及び書面表決書のサンプル（一般の自治会等用）（ワード：30KB）（別ウィンドウで開きます）
   質問書及び書面表決書のサンプル（一般の自治会等用）（PDF：156KB）（別ウィンドウで開きます）
   （注意）書面表決書などはあくまで一例です。重複表決などを防ぐための最も簡便な方法のひとつとして記名式を採用していますが、通し番号を入れたり特殊な押印や用紙を採用するなど、それを防ぐための手段が確保されているのであれば、必ずしも記名式である必要はありません。
2. 会員から事前に議案書に対する質問書などが提出された場合や電話などで問い合わせがあった場合には、役員等で返答を行います。（その結果を回覧・配布するなどの方法で、書面表決締め切り前に事前に多くの会員に示し、書面表決であっても可能な限り質問や議論ができる仕組みを設けることが望ましいです）
3. 会員から書面表決書を集めて、集計します。
4. 回覧等で結果を会員にお知らせします。

方法案2　代理人による委任を活用する(任意団体参考)

1. 総会等開催のご案内や、議案書、質問書、委任状などを、自治会等の会員に事前に配布します。（日時に余裕をもたせたほうが望ましいです）
2. 会員から事前に議案書に対する質問書などが提出された場合や電話などで問い合わせがあった場合には、役員等で返答を行います。（その結果を回覧・配布するなどの方法で、総会前に事前に多くの会員に示し、委任であっても可能な限り質問や議論ができる仕組みを設けることが望ましいです）
3. 会員から委任状の提出を受けた少数の会員（役員など）のみ、少人数で集まり総会を開催します。
4. 回覧などで結果を会員にお知らせします。

方法案3　前述の1書面表決と2委任状の方法を組み合わせる(任意団体参考)

会員のかたのニーズや環境などに応じて、例えば以下のようにこれまでの1(書面表決)と2(代理人委任状)の方法を組み合わせる方法も考えられます。

• 事前に議案等を送付して、書面表決をしたい場合は、書面により表決に参加します。
• 同様に、別の会員に委任したい場合は、委任状で委任します。
• 会場では、役員のほか、会場での総会に出席したい会員のみで集まり、総会を開催します。